マイナンバー 早めに取り組むべきこと
みなさんこんにちは。日本情報システム株式会社 ICTソリューション部の大阿久です。
前回に続き、企業におけるマイナンバー制度への取り組みについて解説します。
最終回のテーマは、早めに取り組むべきことです。
関連する帳票とシステムの確認
マイナンバーの利用目的を明確にしなくてはなりません。まずはマイナンバーに関連する帳票を洗い出しましょう。国税庁、厚生労働省等から、変更予定の様式が公開されています。源泉徴収、社会保険関係の事務を中心に、支払調書等でも関係するものがあるかもしれません。人事・給与システム、会計システムなどを利用している場合については、ソフトウェアの提供元へマイナンバーの対応状況を確認しましょう。
準備のための組織体制
関係する部門に協力を仰ぐことはもとより、準備段階から経営層にも参加いただくことをおすすめします。業務フローの確認に長い期間を消費するかもしれません。最優先で協力を頂けるような体制づくりを進めます。
委託先の確認
税の申告、社会保険の手続きなどを外部に委託している場合、マイナンバーの取り扱いについて確認しましょう。明確な回答を得られない場合もあるかもしれませんが、まずは現時点の状況を把握しておくことが大切です。なお、マイナンバーを委託先に提供するためには、予め法に則った委託契約が必要となります。
マイナンバー関連商材の情報収集
制度改正を機に、多くの企業がマイナンバーの取得や保管の事務負担を軽減するための製品やサービスを発表しています。具体的な安全管理を検討するうえでも、どのようなツールがあるのかを把握しておきましょう。特に、従業員数が多い場合、選択するツールによって費用に大きな差がでます。実態に合わせて見積もりを取得しましょう。 議論はあろうかと思いますが、正式な契約は取扱規程がおおよそ決まるまで待つべきだと考えます。安全管理は、従業員のプライバシーを守る大切な取り組みですが、対応の予算も限られているはずです。継続的に取り組まなくてはならないものですから、適正な費用で、大きな効果が得られるように安全管理を検討していく必要があります。例えば、どんなに質の良いセキュリティ商材を導入しても、時間の経過とともに抜け穴が見つかるものです。従業員教育が徹底されていなければ漏えいのリスクは一気に高まります。全体のバランスがとれるように調達するべきではないでしょうか。
