マイナンバー 何からはじめよう
みなさんこんにちは。日本情報システム株式会社 ICTソリューション部の大阿久です。
前回に続き、企業におけるマイナンバー制度への取り組みについて解説します。
第２回は、何から始めるべきか、というテーマですすめていきます。
まずは、ガイドライン
すでにマイナンバー対応を進めている企業様も多くいらっしゃることでしょう。
しかし、どう進めていくかわからない、または手戻りばかりでなかなか決まらない、という悩みをお持ちのご担当者様方もいらっしゃるかと思います。
仕事でマイナンバーに関わる、そんな方にまず目を通して頂きたいのが 「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（特定個人情報保護委員会発行） 」 です。
やや難解な表現もありますが、深追いをせず、まずは全体を把握することが大切です。
オフィスを見回して想像してみる
ガイドラインの次はオフィスへ目を向けてみましょう。「この場所で大切な情報を扱う」ということを想像したとき、どのような点が課題となるでしょうか。
ガイドラインが示している「企業が遵守するべきこと」は、決して簡単なものではありません。
そのため、一定の企業に対して特例的な対応方法が示されています。 企業ごとに、既存の取り組みや、従業員規模、派遣社員の割合、営業所や店舗の数など、取り扱う事務の特性は様々です。
ですから、どう対応すれば適切な安全管理となるか、その答えは企業ごとに異なります。
取り組みの着地点
マイナンバーという大切な情報を守るために、ガイドラインでは、安全管理を4つの目線で検討することを求めています。検討した安全管理は、「取扱規程」としてまとめる必要があります。
4つの安全管理とは、「組織体制」「従業員教育」「オフィス環境」「パソコン環境」と考えてください。これらを、マイナンバーを取扱う事務に適用し、教育、監督、改善を継続的に行っていきます。
これらに加えて、企業として法令遵守への取り組みを宣言する役割が、「基本方針」にあたります。 安全管理は時として事務に負担を強いることもあるでしょう。 経営層からのメッセージは安全管理の取り組みを推進する上で重要なものとなります。
次回は「早めに取り組むべきこと」
今回は制度が求める安全管理の取り組み方について、大筋の流れを解説いたしました。次回は早めに取り組むべきことについて話を進めてまいります。
